Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Laubenwerk.
Entwurf: Die rechtlichen Angaben auf dieser Seite sind noch Platzhalter. Der Verband trägt
Verantwortlichen, Rechtsgrundlagen, Speicherfristen und Kontakt ein, bevor die Plattform mit Echtdaten
betrieben wird.
Verantwortlicher
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Name und Anschrift des Verantwortlichen]
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Datenschutzbeauftragte bzw. Datenschutzbeauftragter, falls benannt, mit Kontakt]
Welche Daten Laubenwerk speichert
Laubenwerk ist die Vereinsplattform für Verband, Bezirke, Unterbezirke und Gartenanlagen. Daten sehen nur
Funktionsträgerinnen und Funktionsträger mit dem jeweiligen Recht in ihrem Bereich; Mitglieder sehen im
Mitglieder-Portal ihre eigenen Daten.
Zugang und Ämter: Name, E-Mail-Adresse für die Anmeldung, Passwort (nur als nicht umkehrbarer
Hash), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Ämter (Rolle, Bereich, Amtszeit), Einladungen und angeforderte
Änderungen der Login-Adresse.
Mitgliederstammdaten: Mitgliedsnummer, Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon,
E-Mail-Adresse, Eintritt und Austritt, gewünschte Rechnungszustellung (E-Mail oder Post) und interne
Bemerkungen des Vorstands.
Pachtverhältnisse und Gärten: Garten und Anlage, Beginn und Ende der Pacht, Gartengröße
und Katasterangaben.
Weitere Personen mit Gartenzugang: Konto (Name, E-Mail-Adresse) der Person, die der Vorstand
zusätzlich zur Pächterin bzw. zum Pächter für einen Garten eingeladen hat, Garten, Beginn und Ende des Zugangs
und wer ihn eingeladen bzw. beendet hat. Die Person sieht im Mitglieder-Portal die Daten dieses Gartens wie die
Pächterin bzw. der Pächter (Stammdaten, Zählerstände, Rechnungen und Guthaben, Begehungsprotokolle); ihre
Zählerstand-Meldungen tragen ihr Konto.
Zählerstände: Ablesungen und Meldungen (Stand, Datum, Herkunft) für Strom und Wasser,
auf Wunsch ein Foto des Zählers; Einmal-Links zur Meldung ohne Anmeldung.
Rechnungen und Guthaben: Rechnungen mit der Anschrift zum Zeitpunkt der Erstellung,
Rechnungsposten (Verbrauch, Jahresposten), Zahlungsstatus, Versand- und Erinnerungsvermerke; Guthabenkonten
und Guthabenbuchungen.
Schlüssel, Geräte und Clubhaus: Schlüsselausgaben mit Pfand, Geräteausleihen,
Clubhaus-Buchungen mit Preis und Kaution.
Externe Kontakte: für Personen, die kein Mitglied sind und einen Schlüssel erhalten oder
das Clubhaus buchen: Name, Telefon, E-Mail-Adresse, Anschrift und Bemerkung.
Begehungs- und Übergabeprotokolle: festgestellte Mängel, Fristen, Fotos und
Unterschriften.
Nachrichten: E-Mails an das und aus dem Postfach des Unterbezirks (Absender, Empfänger,
Betreff, Inhalt, Anhänge) sowie Rundschreiben an Mitglieder.
Dokumente: Unterlagen, die der Vorstand für seinen Bereich bereitstellt.
Änderungsprotokoll: wer wann welche Daten angelegt, geändert oder gelöscht hat –
mit den alten und neuen Werten, dem Amt und der IP-Adresse der Anfrage; ebenso jede Anmeldung, jeder
Wechsel des aktiven Amts und jeder Abruf von „Meine Daten herunterladen“ mit Zeitpunkt und
IP-Adresse.
Cookies und Sitzung: ein Sitzungs-Cookie, ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte
Formularanfragen und – nur bei „Angemeldet bleiben“ – ein Anmelde-Cookie. Die Sitzung selbst liegt auf
dem Server, mit IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), angemeldetem Konto und Zeitpunkt der letzten
Aktivität – auch vor der Anmeldung, etwa auf der Anmeldeseite. Fehlgeschlagene Anmeldungen werden je
Konto und IP-Adresse kurzzeitig gezählt (Schutz vor dem Erraten von Passwörtern). Laubenwerk bindet keine
externen Dienste, Schriften oder Analysewerkzeuge ein.
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Server-Protokolle und weitere Verarbeitungen beim Hosting]
Zwecke und Rechtsgrundlagen
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen]
Empfänger und Auftragsverarbeiter
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Hosting, E-Mail-Versand und weitere Empfänger]
Speicherdauer
Technisch vorgesehen: Gelöschte Mitglieder werden zunächst archiviert und auf Antrag oder nach einer vom
Verband festgelegten Frist anonymisiert. Rechnungen bleiben mit Anschrift bis zum Ende der
Aufbewahrungsfrist erhalten. IP-Adressen im Änderungsprotokoll lassen sich nach einer festgelegten Frist
entfernen.
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Löschfristen der Mitgliederdaten, Aufbewahrungsfristen der Rechnungen und Belege, Frist für IP-Adressen im Änderungsprotokoll]
Rechte der betroffenen Personen
Angemeldete Nutzerinnen und Nutzer können eine Kopie ihrer in Laubenwerk gespeicherten Daten selbst abrufen:
„Mein Profil“ → „Meine Daten herunterladen“.
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Hinweise zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie zum Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde]
Kontakt in Datenschutzfragen
[Platzhalter – vom Verband auszufüllen: Ansprechpartner und E-Mail-Adresse]